Notariusz jest urzędnikiem publicznym, który jest upoważniony do bycia świadkiem podpisywania ważnych dokumentów prawnych. Może on również udzielać przysięgi, poświadczać oświadczenia, przyjmować potwierdzenia i weryfikować podpisy.
Podpis i pieczęć notariusza są niezbędne do nadania mocy prawnej dokumentom, ponieważ działają one jako bezstronna osoba trzecia, która sprawdza, czy strony podpisujące dokument są tym, za kogo się podają. Poświadczenie notarialne to powszechna czynność wykonywana przez notariusza.
Posiadanie takiego odpisu jest przede wszystkim ważne wtedy, gdy nie można uzyskać kopii lub odpisu od organu, który go wydał. Odpis dokumentu, który został poświadczony przez notariusza za zgodny z oryginałem, może zostać wydany bez względu na to, czy odpis taki może być otrzymany od organu, który jest adresatem tego dokumentu. W niektórych przypadkach notarialnie poświadczone kopie, czyli odpisy dokumentów mogą nie zostać przyjęte za wystarczające, co warto mieć na uwadze i pozyskać więcej informacji na ten temat.
Katalog dokumentów, które potwierdza notariusz, jest bardzo szeroki. Najczęściej dotyczy to: orzeczeń sądowych, dokumentów wydawanych w postępowaniu administracyjnym (postanowień, opinii, decyzji, zaświadczeń), dyplomów, dokumentów księgowych). Oprócz tego notariusz może dokonywać odpisów świadectw dojrzałości i dokumentów gospodarczych. Należy pamiętać o tym, by odpowiednio wcześnie zorganizować poświadczenie notarialne dokumentu, gdyż dzięki temu można zaoszczędzić cenny czas.
