Masz ważny dokument i potrzebujesz jego poświadczonej kopii? Być może urząd, pracodawca albo uczelnia żąda od Ciebie kopii z tzw. poświadczeniem zgodności z oryginałem. Co to w ogóle znaczy i jak wygląda cała procedura? Sprawdź nasz artykuł!
Czym właściwie jest poświadczona kopia dokumentu?
Gdy mówimy o „poświadczeniu zgodności z oryginałem”, mamy na myśli oficjalne potwierdzenie, że dany odpis lub kopia wiernie oddaje treść oryginału. Takie poświadczenie może wystawić notariusz i właśnie do niego najczęściej udają się osoby, które potrzebują takiego dokumentu.
To trochę jak pieczątka z podpisem, która mówi: „Tak, ten dokument wygląda dokładnie tak samo jak oryginał, nie ma w nim żadnych zmian ani fałszerstw.” Dla urzędów to istotna informacja, dzięki temu nie musisz przedstawiać oryginału, który czasami wolisz trzymać w bezpiecznym miejscu.
Procedura poświadczania zgodności kopii z oryginałem – krok po kroku
Jeśli pierwszy raz planujesz udać się do notariusza w tej sprawie, możesz się zastanawiać, co Cię czeka. Nie martw się, wszystko przebiega sprawnie i zazwyczaj trwa kilka minut, ale warto się dobrze do tego przygotować
Musisz wziąć ze sobą oryginał dokumentu oraz jego kopię. Jeżeli nie masz kopii – spokojnie, notariusz często może ją wykonać na miejscu. Niemniej jednak warto przygotować wszystko wcześniej, żeby nie tracić czasu.
W kancelarii notarialnej pracownik lub sam notariusz porówna oryginał z kopią. Sprawdzi, czy wszystko się zgadza: tekst, układ, znaki graficzne i podpisy. Gdy wszystko wygląda dobrze, sporządzi krótką adnotację – zazwyczaj w formie pieczątki i podpisu, że dokument jest zgodny z oryginałem. Do tego dorzuca datę i miejsce poświadczenia.
Ile kosztuje poświadczenie zgodności kopii z oryginałem?
To pytanie, które słyszą notariusze niemal codziennie i słusznie, gdyż warto wiedzieć, ile trzeba zapłacić. Opłata za poświadczenie jest stała i regulowana ustawowo. W 2025 roku za każdą rozpoczętą stronę A4 zapłacisz 6 zł + VAT. Jeśli więc masz dokument dwustronicowy, zapłacisz nieco ponad 14 zł. Oczywiście, ceny mogą się różnić nieco w zależności od konkretnej kancelarii (np. dodatkowe koszty za wykonanie kopii), ale stawka za poświadczenie jest jasno określona.
Zdarzają się sytuacje, w których przysługuje zwolnienie z opłaty np. jeśli sprawa dotyczy dokumentów sądowych, spraw opiekuńczych albo pomocy społecznej. Warto wtedy wcześniej zadzwonić do kancelarii i zapytać, czy przysługuje Ci taka ulga.
Czy zawsze trzeba iść do notariusza?
W niektórych przypadkach poświadczenia może dokonać inna instytucja np. uczelnia, urząd, a nawet pracodawca (w przypadku dokumentów wewnętrznych). Jednak, jeśli dokument ma trafić do sądu, urzędu skarbowego czy do załatwienia spraw za granicą bezpieczniej i skuteczniej będzie po prostu udać się do notariusza.
