Odmowa wykonania czynności notarialnej nie wynika z niechęci, lecz z obowiązku przestrzegania przepisów i ochrony bezpieczeństwa prawnego. Notariusz odpowiada za to, aby potwierdzenie zgodności kopii nie wprowadzało nikogo w błąd. Dlatego przed podjęciem czynności dokładnie sprawdza przedstawiony dokument.
Jeśli masz świadomość, jak wygląda proces weryfikacji, łatwiej zrozumiesz, dlaczego pewnych dokumentów notariusz nie może poswiadczyć. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych wizyt i przygotujesz się do spotkania tak, by przebiegło sprawnie i bez komplikacji.
Notariusz a zgodność dokumentów
Najczęstsze przyczyny odmowy to nieczytelny, uszkodzony lub wzbudzający wątpliwości co do autentyczności dokument. Notariusz nie może poświadczyć kopii, jeśli treść nie pozwala na jednoznaczne porównanie jej z oryginałem. Jeżeli choć fragment pisma budzi zastrzeżenia, notariusz musi odmówić. Jego podpis oznacza bowiem pełną odpowiedzialność za to, że kopia rzeczywiście odzwierciedla oryginał.
Ważne jest też to, że nie każde pismo można poświadczyć. Dokumenty, które nie mają cech urzędowych, albo stanowią jedynie projekt, również mogą być niewystarczające do uwierzytelnienia. Zdarza się, że ktoś przynosi wydruk wiadomości e-mail lub zdjęcie dokumentu zapisane w telefonie, licząc, że zostanie ono potraktowane jak oryginał. Taka forma nie spełnia jednak wymogów prawnych, więc notariusz ma obowiązek odmówić.
Odmowa poświadczenia zgodności kopii a przepisy prawa
Zasady poświadczania kopii wynikają przede wszystkim z ustawy Prawo o notariacie. Przepisy mówią jasno, że notariusz potwierdza zgodność kopii tylko wtedy, gdy ma możliwość rzetelnego porównania obu dokumentów. Ustawodawca oczekuje, że każda czynność zostanie wykonana z najwyższą starannością. Nie może zatem pozwolić sobie na domyślanie się brakujących treści czy akceptowanie dokumentów, które nie posiadają cech oryginału.
Prawo określa również sytuacje, w których notariusz ma wręcz obowiązek odmówić dokonania czynności. Robi to zawsze wtedy, gdy poświadczenie mogłoby naruszać prawo, wprowadzać w błąd albo zostać użyte w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem. W takich przypadkach odmowa nie jest wyborem, lecz obowiązkiem, który chroni zarówno Ciebie, jak i osoby trzecie.
Jak przygotować się, aby uniknąć odmowy?
Dobra wiadomość jest taka, że większości odmów można uniknąć. Wystarczy zadbać o to, by dokument był kompletny, czytelny i przedstawiony w oryginale. Oryginał oznacza dokument pierwotny, a nie kopię zapisującą treść w innym miejscu, nawet jeśli wygląda identycznie. Jeżeli nie jesteś pewien, czy Twój dokument nadaje się do poświadczenia, najlepiej zadzwoń wcześniej do kancelarii i opisz, jak wygląda. To proste działanie często pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu i zaoszczędzić czas.
Pamiętaj, że celem notariusza nie jest utrudnianie Ci procedur, lecz ochrona bezpieczeństwa obrotu prawnego. Gdy przygotujesz się odpowiednio, czynność przebiegnie szybko i bezproblemowo.
