Poświadczenie zgodności odpisu elektronicznego z dokumentem papierowym
Poświadczenie zgodności odpisu elektronicznego z dokumentem papierowym polega na tym, że notariusz potwierdza, iż treść dokumentu przeniesiona do formy elektronicznej jest wiernym odzwierciedleniem oryginalnego dokumentu w wersji papierowej. Notariusz dokonuje dokładnego porównania obu wersji, a następnie opatruje plik elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym i pieczęcią notarialną. Dzięki temu odpis elektroniczny uzyskuje moc prawną równą dokumentowi papierowemu i może być wykorzystywany w obrocie prawnym, np. w sądach, urzędach czy w kontaktach z kontrahentami. Takie poświadczenie ma duże znaczenie praktyczne, ponieważ ułatwia obrót dokumentami w erze cyfrowej – eliminuje konieczność fizycznego dostarczania oryginałów papierowych, a jednocześnie zapewnia pełne bezpieczeństwo i wiarygodność treści. Dzięki temu można w prosty i pewny sposób posługiwać się dokumentami elektronicznymi w sprawach urzędowych, sądowych czy biznesowych, mając gwarancję, że są one równoważne z tradycyjnymi wersjami papierowymi.
Poświadczenie zgodności odpisu elektronicznego z dokumentem papierowym
Sporządzenie poświadczenia zgodności odpisu elektronicznego z dokumentem papierowym przebiega w kilku krokach:
– Przedłożenie dokumentu papierowego – osoba zainteresowana dostarcza do kancelarii notarialnej oryginał dokumentu, który ma zostać przeniesiony do formy elektronicznej.
– Skanowanie lub digitalizacja – notariusz sporządza odpis elektroniczny (najczęściej w formacie PDF) poprzez dokładne zeskanowanie dokumentu papierowego w kancelarii albo włączenie do systemu pliku dostarczonego przez klienta.
– Porównanie treści – notariusz weryfikuje, czy wersja elektroniczna w pełni odpowiada oryginałowi papierowemu, bez jakichkolwiek braków lub zniekształceń.
– Poświadczenie elektroniczne – po pozytywnym sprawdzeniu, notariusz opatruje odpis elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz pieczęcią notarialną. Czynność ta jest równoznaczna z tradycyjnym przybiciem pieczęci i podpisu na papierze.
– Przekazanie poświadczonego pliku – klient otrzymuje gotowy odpis elektroniczny z notarialnym poświadczeniem, który może być przesyłany drogą elektroniczną i używany tak samo, jak dokument w wersji papierowej.