W codziennym życiu niejednokrotnie spotykamy się z sytuacjami, w których musimy przedstawić kopie ważnych dokumentów. Niezależnie od tego, czy jest to proces rekrutacyjny, załatwianie spraw urzędowych, czy procedury bankowe, często pracownik wymaga poświadczenia zgodności kopii dokumentu z jego oryginałem. Ale czym dokładnie jest takie poświadczenie? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Czym jest poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem?
Poświadczenie zgodności kopii dokumentu z oryginałem to czynność notarialna polegająca na potwierdzeniu, że kopia dokumentu jest wiernym odwzorowaniem jego oryginału. Proces ten odbywa się poprzez porównanie kopii z oryginałem i zamieszczenie odpowiedniej adnotacji przez notariusza wraz z pieczęcią notarialną oraz podpisem. W praktyce oznacza to, że dokument o patrzony takim poświadczeniem uznaje się za równoważny z oryginałem w zakresie jego treści.
Kiedy poświadczenie zgodności jest wymagane?
Wiele instytucji i organów administracyjnych wymaga poświadczenia zgodności kopii z oryginałem. Oto najczęstsze sytuacje, w których poświadczenie zgodności jest konieczne:
- postępowania urzędowe i administracyjne,
- procesy sądowe,
- procedury bankowe i finansowe,
- rekrutacja i zatrudnienie,
- sprawy związane z nieruchomościami,
- studia i stypendia za granicą.
Dlaczego poświadczenie zgodności z oryginałem jest tak istotne?
Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem przez notariusza ma na celu przede wszystkim zapewnienie wiarygodności i autentyczności dokumentów. W obrocie prawnym, administracyjnym i biznesowym pewność co do treści i formy dokumentów jest niezwykle ważna. Dzięki poświadczeniu przez notariusza, strona otrzymująca kopię może być pewna, że dokument jest dokładnym odwzorowaniem oryginału i nie został zmieniony lub sfałszowany.
Jak przebiega proces poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem?
Proces poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem jest stosunkowo prosty. Osoba zainteresowana musi udać się do kancelarii notarialnej z oryginałem dokumentu oraz jego kopią. Notariusz porówna oba dokumenty, upewniając się, że kopia jest wiernym odwzorowaniem oryginału. Następnie na kopii umieści adnotację o zgodności z oryginałem, pieczęć notarialną oraz podpis notariusza.
Czy można poświadczyć zgodność dokumentu z oryginałem online?
Coraz więcej czynności notarialnych można wykonać zdalnie. W przypadku poświadczenia zgodności dokumentu z oryginałem, niektóre kancelarie notarialne oferują możliwość wykonania tego procesu online. Jednakże tylko w zakresie, który pozwala na to prawo krajowe. W takich sytuacjach oryginał dokumentu jest przedstawiany w formie cyfrowej za pomocą bezpiecznych narzędzi komunikacji elektronicznej.
