Blog

Poświadczenie podpisu u notariusza to jedna z najczęściej wybieranych czynności notarialnych, ponieważ pozwala w prosty, szybki i jednoznaczny sposób potwierdzić, że dana osoba własnoręcznie podpisała dokument. W praktyce bywa wymagane przez banki, urzędy, sądy, kontrahentów, a także w obrocie prywatnym, na przykład przy pełnomocnictwach, oświadczeniach, zgodach i dokumentach składanych za granicą. Poniżej przedstawiono, jak wygląda procedura w kancelarii notarialnej, jakie dokumenty warto przygotować, ile trwa czynność, na co zwrócić uwagę, oraz kiedy zamiast poświadczenia podpisu potrzebna jest inna forma, na przykład akt notarialny. Tekst przygotowano z perspektywy praktyki kancelaryjnej Notariusz Amelia Pachucka Kutrzuba w Lublinie.

Na czym polega poświadczenie podpisu

Poświadczenie podpisu to czynność, w której notariusz stwierdza, że podpis na dokumencie został złożony przez konkretną osobę. Kluczowe znaczenie ma tu tożsamość podpisującego oraz fakt, że podpis jest złożony w obecności notariusza, ewentualnie uznany za własnoręczny w obecności notariusza, jeśli dokument został podpisany wcześniej.

W praktyce spotyka się dwa warianty:

• złożenie podpisu w obecności notariusza, najczęstsza sytuacja, notariusz obserwuje moment podpisania dokumentu,
• uznanie podpisu za własnoręczny, gdy dokument został już podpisany, a osoba stawająca potwierdza przed notariuszem, że podpis na dokumencie jest jej podpisem.

Notariusz nie potwierdza w tej czynności prawdziwości treści dokumentu, ani nie ocenia, czy postanowienia są korzystne dla strony. Potwierdza natomiast, że podpis wiąże się z konkretną osobą, co istotnie zwiększa bezpieczeństwo obrotu.

Kiedy poświadczenie podpisu jest wymagane lub szczególnie przydatne

Poświadczenie podpisu bywa wymagane przepisami prawa albo przez instytucje, które przyjmują dokument. W wielu sytuacjach stanowi też rozsądny standard ostrożności, zwłaszcza gdy dokument wywołuje skutki finansowe lub organizacyjne.

Do najczęstszych przykładów należą:

• pełnomocnictwa do czynności w banku, urzędzie, wspólnocie mieszkaniowej lub spółce,
• zgody małżonka lub współwłaściciela na określone działania, jeżeli podmiot żąda potwierdzenia podpisu,
• oświadczenia składane kontrahentom, na przykład o poddaniu się określonym obowiązkom,
• dokumenty do wykorzystania za granicą, często łącznie z dalszą legalizacją, na przykład apostille,
• umowy cywilne, gdy strony chcą wzmocnić pewność co do osoby, która dokument podpisała.

W praktyce kancelaryjnej w Lublinie widać również rosnące zainteresowanie poświadczeniem podpisu na dokumentach korporacyjnych i organizacyjnych, związanych z obrotem gospodarczym. W takich przypadkach liczy się szybkość i formalna poprawność dokumentu, bo od tego zależą dalsze kroki, na przykład złożenie wniosku do rejestru lub przedstawienie dokumentu w banku.

Jak przebiega wizyta w kancelarii notarialnej krok po kroku

Procedura jest zwykle krótka, jednak warto rozumieć jej poszczególne etapy. Dzięki temu łatwiej przygotować dokument, uniknąć błędów formalnych i skrócić czas wizyty.

1. Ustalenie, czego dotyczy dokument
Notariusz ustala, czy dana sprawa może być załatwiona przez poświadczenie podpisu, czy potrzebna jest inna czynność notarialna. Zdarza się, że instytucja wymaga formy szczególnej, na przykład aktu notarialnego, albo że dokument ma być sporządzony w formie poświadczenia podpisu z dodatkowymi elementami, jak data pewna.

2. Weryfikacja tożsamości
Notariusz sprawdza tożsamość osoby składającej podpis, na podstawie ważnego dokumentu. To element fundamentalny, bo na nim opiera się wiarygodność poświadczenia.

3. Podpisanie dokumentu lub uznanie podpisu
Jeżeli dokument nie jest podpisany, podpis następuje w kancelarii w obecności notariusza. Jeżeli podpis już widnieje, osoba stawająca składa oświadczenie, że jest to jej podpis, a notariusz odnotowuje to w treści poświadczenia.

4. Sporządzenie klauzuli poświadczającej
Notariusz umieszcza na dokumencie lub na dołączonym arkuszu odpowiednią klauzulę, zawierającą m.in. wskazanie osoby, której podpis poświadczono, oraz elementy formalne czynności. Klauzula jest opatrzona podpisem i pieczęcią notariusza, oraz nadanym numerem z repertorium.

5. Wydanie dokumentu i omówienie dalszych kroków
Po wykonaniu czynności dokument jest wydawany stronie. Jeśli dokument ma trafić za granicę, notariusz może wskazać, czy będzie potrzebna dalsza legalizacja, oraz gdzie należy ją uzyskać.

Jakie dokumenty i informacje warto przygotować

Najczęściej wystarczy przynieść gotowy dokument oraz ważny dokument tożsamości. W praktyce jednak są sytuacje, w których wcześniejsze przygotowanie oszczędza czas i ogranicza ryzyko, że dokument zostanie zakwestionowany przez odbiorcę.

• dowód osobisty lub paszport, ważny i w dobrym stanie,
• dokument, na którym ma znaleźć się poświadczenie, najlepiej w ostatecznej wersji,
• informacja, do jakiej instytucji dokument będzie składany, aby dopasować formalności,
• jeżeli podpisujący działa jako pełnomocnik, warto mieć dokument pełnomocnictwa do okazania, choć samo poświadczenie dotyczy podpisu, a nie zakresu umocowania,
• jeżeli dokument jest wielostronicowy, najlepiej upewnić się, czy ma być trwale połączony, numerowany lub parafowany, w zależności od wymogów odbiorcy.

Warto też zwrócić uwagę na język dokumentu. Jeśli dokument jest sporządzony w języku obcym, poświadczenie podpisu jest co do zasady możliwe, jednak notariusz musi zachować standardy należytej staranności. Niekiedy zasadne będzie skorzystanie z tłumaczenia przysięgłego, zwłaszcza gdy dokument ma wywoływać doniosłe skutki lub ma być użyty w procedurze urzędowej.

Poświadczenie podpisu a inne czynności notarialne, najczęstsze pomyłki

Jednym z częstszych źródeł nieporozumień jest utożsamianie poświadczenia podpisu z poświadczeniem treści. Notariusz w ramach tej czynności nie stwierdza, że treść jest prawdziwa, ani że dokument jest zgodny z prawem w sensie merytorycznym. Notariusz potwierdza jedynie, kto podpisał dokument, i że podpis został złożony lub uznany w przewidzianej procedurze.

Do typowych pomyłek należą:

• przekonanie, że poświadczenie podpisu zastępuje akt notarialny przy czynnościach, które wymagają formy aktu,
• przyniesienie dokumentu, który ma zostać podpisany przez kilka osób, ale bez ustalenia, czy wszystkie muszą stawić się jednocześnie,
• brak zgodności danych w dokumencie z danymi z dokumentu tożsamości, na przykład literówki w nazwisku,
• podpis złożony w innym miejscu niż przewidziane, lub podpis nieczytelny w sytuacji, gdy odbiorca wymaga podpisu czytelnego,
• oczekiwanie, że notariusz w tej czynności oceni i zatwierdzi treść umowy jako całość.

Jeżeli dokument dotyczy spraw bardziej złożonych, na przykład rozporządzenia prawami do nieruchomości, ustanowienia hipoteki, zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, czy zawarcia umowy spółki w odpowiedniej formie, sama klauzula poświadczająca podpis zwykle nie wystarczy. Wówczas konieczne może być sporządzenie aktu notarialnego albo innej czynności, na przykład poświadczenia dziedziczenia, protokołu, wypisu lub poświadczenia zgodności odpisu z oryginałem.

Ile trwa poświadczenie podpisu i od czego zależy koszt

Czas czynności jest zazwyczaj krótki, szczególnie gdy dokument jest gotowy, a osoba podpisująca ma przy sobie ważny dokument tożsamości. W typowych sprawach całość może zamknąć się w kilkunastu minutach, natomiast w bardziej złożonych przypadkach czas może się wydłużyć, na przykład gdy dokument ma wiele stron, wymaga trwałego połączenia, dotyczy kilku podpisów, lub gdy trzeba wyjaśnić wymogi instytucji zagranicznej.

Koszt poświadczenia podpisu wynika z taksy notarialnej i zależy m.in. od liczby podpisów podlegających poświadczeniu oraz od ewentualnych dodatkowych elementów, jak sporządzenie większej liczby egzemplarzy, wypisów lub poświadczeń na kilku dokumentach. Do taksy doliczany bywa podatek VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto przed wizytą podać kancelarii informację, ile podpisów ma zostać poświadczonych i na jakich dokumentach, dzięki temu można sprawnie oszacować opłatę i przygotować czynność organizacyjnie.

W kancelarii notarialnej w Lublinie standardem jest także wcześniejsze ustalenie, czy podpis będzie składany w obecności notariusza, czy będzie to uznanie podpisu już złożonego, oraz czy dokument ma być użyty w kraju, czy za granicą, ponieważ to może wpływać na wskazanie dalszych formalności.

Dokumenty do użytku za granicą, apostille i dalsze formalności

Dość często poświadczenie podpisu jest pierwszym krokiem w przygotowaniu dokumentu, który ma zostać przedłożony w innym państwie. W zależności od kraju docelowego i rodzaju dokumentu może być potrzebna dalsza legalizacja. Najbardziej rozpowszechnioną formą jest apostille, czyli poświadczenie wymagane w obrocie z państwami będącymi stronami konwencji haskiej.

W praktyce warto ustalić:

• w jakim kraju dokument będzie używany,
• czy instytucja zagraniczna wymaga apostille, czy legalizacji konsularnej,
• czy dokument musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego,
• czy wymagany jest określony format, na przykład wskazanie pełnych danych identyfikujących.

Odbiorcy zagraniczni miewają szczegółowe wymagania co do podpisu, na przykład czytelności, zgodności danych w nagłówku dokumentu, lub sposobu połączenia stron. Dlatego w sprawach transgranicznych dobrym rozwiązaniem jest wcześniejszy kontakt z kancelarią i przekazanie skanu dokumentu do wstępnej weryfikacji formalnej.

FAQ

• Czy muszę podpisać dokument przy notariuszu, czy mogę przynieść już podpisany?
  Można zrobić jedno i drugie. Najczęściej podpis składa się w kancelarii w obecności notariusza. Jeżeli dokument jest już podpisany, możliwe jest uznanie podpisu za własnoręczny, osoba stawająca oświadcza wtedy przed notariuszem, że podpis na dokumencie jest jej podpisem.

• Czy poświadczenie podpisu oznacza, że notariusz potwierdza treść umowy?
  Nie. Poświadczenie podpisu potwierdza tożsamość osoby podpisującej i fakt złożenia lub uznania podpisu. Nie jest to ocena merytoryczna dokumentu ani gwarancja prawdziwości jego treści.

• Jakie dokumenty tożsamości są akceptowane przy poświadczeniu podpisu?
  Zasadniczo potrzebny jest ważny dowód osobisty lub paszport. W szczególnych sytuacjach możliwość identyfikacji może zależeć od indywidualnych okoliczności oraz aktualnych wymogów kancelarii i przepisów, dlatego warto to potwierdzić przed wizytą.

• Ile kopii dokumentu mogę od razu poświadczyć, jeśli potrzebuję kilku egzemplarzy?
  Można przygotować kilka egzemplarzy do podpisu i poświadczenia podczas jednej wizyty, o ile każdy egzemplarz zostanie podpisany lub podpis zostanie uznany w wymagany sposób. Warto zgłosić liczbę egzemplarzy wcześniej, aby sprawnie zaplanować czynność.

• Czy kancelaria notarialna w Lublinie może pomóc, jeśli dokument ma być użyty za granicą?
  Tak, notariusz może poświadczyć podpis na dokumencie, a także wskazać, czy w danym przypadku typowo potrzebna bywa apostille lub inne potwierdzenia, oraz czy warto rozważyć tłumaczenie przysięgłe. Ostateczne wymogi zależą jednak od instytucji, która będzie dokument przyjmować w kraju docelowym.